Bár a jogszabályokban nem szerepel az EKAER-nyilvántartás kötelezettsége, a NAV előtt évek múltán is bármelyik fuvarunkról be kell tudnunk bizonyítani, hogy mindenben szabályosan jártunk el. Ezért nagyon fontos kialakítani a saját EKAER-nyilvántartásunkat. Lássuk, mit is jelent ez!
Szerencsére az ellenőrzés végül nagyobb gond nélkül ért véget. Mint kiderült, a NAV pontosan azt várja el, amire ő is gondolt: lennie kell a vállalkozásban egy belső nyilvántartásnak, amiben utólag is visszakövethetően rögzítik az EKAER-számokat a hozzájuk tartozó teljes dokumentációval együtt.
Egy ilyen belső nyilvántartás kialakítása erősen ajánlott minden vállalkozásnak, ahol már kellett – vagy a jövőben esetleg csak egyszer is kell – EKAER-számot igényelni. Az EKAER-program felülete nem alkalmas arra sem, hogy a lejárt azonosítószámokat néhány hónappal később valaki visszakövesse. A NAV viszont az adómegállapítási jog elévüléséig – azaz a tárgyév után még 5 évig – ennek a dokumentumait is követelheti egy ellenőrzés során a vállalkozótól. A vállalkozónak tehát utólag, évekkel később is tudnia kell igazolni, hogy amikor kellett, akkor kért EKAER-számot. A feladat tehát az, hogy az EKAER-számokat archiválni kell, méghozzá úgy, hogy pontosan azonosítani lehessen a számhoz tartozó rakományt, járművet és útvonalat egyaránt.
Javasoljuk, hogy ez a belső nyilvántartás tartalmazza a következőket:
· nyomtassa ki az EKAER-számot rögtön az igénylés után, a kinyomtatott oldalt csatolja a dokumentációhoz,
· tegye mellé a termékről szóló számla másolatát,
· a fuvarról szóló számla másolatát,
· a fuvarlevelet, rávezetve az EKAER-számot,
· készüljön egy összegző táblázat, ahol nyilvántartják a kért számokat, az igénylés dátumát, a felrakási és lerakási címet, a rendszámot, a rakomány súlyát és szükség esetén értékét, azaz mindazokat az adatokat, melyek az EKAER-szám igényléséhez is kellettek.
Aki csak fuvarozóként találkozik az EKAER-számmal (nem ő igényli), annak a vállalkozásnak is javasoljuk egy saját, hasonló adatokat tartalmazó nyilvántartás elkészítését. Vezesse fel egy táblázatba:
- a megrendelőtől kapott EKAER-számot
- a számhoz tartozó megrendelés azonosítóit (CMR, fuvarlevél száma, honnan-hova viszi az árut)
- jármű rendszámát.
Mindezekre azért is szükség lehet, mert egy ellenőrzés esetén a NAV bármelyik számlát vagy fuvarlevelet kiemelve kérheti, hogy mutassák be annak a szállítmánynak az EKAER-dokumentációját, igazolják, hogy a bejelentés a jogszabály szerinti módon megtörtént.
