Gépi számlázás: ma már be kell jelenteni!

Október 1-től minden vállalkozónak be kell jelentenie az adóhivatalhoz, ha nem kézzel írja a számlákat, hanem valamilyen gépi számlázóprogramot használ. A korábban is használt program bejelentését november 15-ig kell megtenni. A bejelentési kötelezettség az internetes számlázókra és a saját gépre telepített programokra is vonatkozik. Továbbra is lehet kézzel írott számlatömböket is használni, nem válik kötelezővé a gépi számlázás.

A számlázóprogramokra vonatkozó rendelet megszületése óta az egyik leggyakoribb félreértés, hogy ezzel együtt betiltják a hagyományos számlatömbök használatát. Ez nem igaz! Továbbra is nyugodtan használhatók a kézzel írott, számlatömbben kitöltött számlák is. Ezekkel most semmi új tennivaló nincs. Dolga annak akad, aki elektronikus, vagy számítógéppel kitöltött és kinyomtatott hagyományos (nem elektronikus) számlát állít ki.

Az októbertől életbe lépő új szabályok szerint, aki számítógépes számlázóprogramot használni kezd, annak ezt 30 napon be kell jelentenie az adóhivatalnak. Ezt a SZAMLAZO nevű nyomtatványon kell megtenni az ügyfélkapun keresztül (mint minden más céges bejelentést és bevallást). Akkor is, ha csak szeretne kipróbálni egy új programot, például egy internetes szolgáltatást. A géppel kiállított számla csak akkor lesz elszámolható, ha a program használatát a vállalkozó a NAV-nak bejelentette.

Az űrlapon meg kell adni a következő adatokat:
· a számlázóprogram nevét
· a program azonosítóját
· a fejlesztő nevét és adószámát
· a programot forgalmazó cég nevét és adószámát
· a beszerzés idejét
· a program használatának kezdetét vagy befejezését
· online programok esetén a használatba vétel kezdeti és befejező időpontját.

Ezeket az adatokat attól a cégtől (vagy programozótól) kell beszerezni, melytől a vállalkozás a programot megvásárolta. A forgalmazónak ki kell adnia a programról egy dokumentációt, ami tartalmazza ezeket az adatokat.

Aki már most is használ valamilyen számlaprogramot, annak október 1. és november 15. között kell ezt a bejelentést megtennie, ugyanazon a nyomtatványon.

További tennivalója azoknak lehet, akik túl régi programot használnak, vagy csak valamilyen ingyenes verziót, s nincs kapcsolatuk a fejlesztővel. Ilyen esetben ugyanis nem biztos, hogy be tudják szerezni a szükséges adatokat (talán már nem is működik a programot készítő régi cég). Számukra nincs más megoldás, át kell térni egy másik számlázóprogram használatára.

Mi a különbség a számítógéppel nyomtatott számla és az elektronikus számla között?

A hagyományos számlákat akár kézzel írjuk, akár számítógépes programmal töltjük ki, papíron meg kell lenniük és úgy kell a könyvelésben tárolni. A számlának a saját könyvelésben is és a vevőében is papíron kell meglennie. A számlát a vevő e-mailben is megkaphatja, de akkor is ki kell nyomtatnia. Aláírás és pecsét nem kell a számlára.

Az elektronikus számlát nem nyomtatják papírra. Ezt csak elektronikusan állítja ki az eladó és így kapja meg a vevő is. A hitelességét az biztosítja, hogy van rajta egy hitelesített digitális aláírás. Enélkül nem nevezhető elektronikus számlának. Az így kapott e-számlát nem kinyomtatva kell eltenni, hanem az eredeti elektronikus fájlt kell a számítógépen 10 évig tárolni. A számlát ki lehet nyomtatni (pl. a könyvelőnek), de az nem számít eredeti példánynak! Az eredeti csak a hitelesített elektronikus változat lehet.

Az internetes szolgáltatásként nyújtott számlázóprogramok mindkét típusú számla kiállítására alkalmasak. Általában az előfizetés díjcsomagjától függ, hogy a felhasználó kiállíthat-e hitelesített e-számlát, vagy csak hagyományos, papír alapú számla kiállításának a lehetősége szerepel a díjcsomagban.

Forrás: 2014/23 NGM rendelet

Hozzászólások

comments

Related Posts