A júliustól kötelező 8 napos számlaírási határidőt könnyen megváltoztatja, ha a folyamatos munkánál időszaki elszámolást vagy gyűjtőszámlát alkalmazunk. Lássuk, milyen lehetőséget ad ez a két számlázási mód!
Nem mindig könnyű tartani a júliustól kötelező 8 napos számlaírási határidőt. Van azonban két lehetőség, amelyekkel meghosszabbíthatjuk ezt a határidőt. Mindkettőt akkor alkalmazhatjuk, ha nemcsak egyszer dolgozunk a megbízónak, hanem gyakori vagy folyamatos kapcsolatban állunk valakivel. Ez a két lehetőség
– a gyűjtőszámla és az
– időszaki elszámolás.
Gyűjtőszámla – egy hónapon belül
Gyűjtőszámlát akkor érdemes kiállítani, ha valakinek egy rövidebb időszakon belül több munkát végzünk. Ha havonta több különböző megbízást teljesítünk egy cégnek, akkor nem biztos, hogy érdemes mindegyiket egyenként leszámlázni. Ilyenkor állítsunk ki gyűjtőszámlát! A gyűjtőszámlában összefoglaljuk az adott hónap összes teljesített munkáját, s csak egy számlát nyújtunk be a megbízónak. Ez azért is jó, mert nem kell egyesével figyelni a 8 napos számlaírási határidőre. Ha a figyelt időszak a hónap végén jár le, akkor a számlaírás határideje a hónap utolsó napja utáni 8 nap. Lehet ennél rövidebb időre is gyűjtőszámlát kiállítani, akár hetente, kéthetente is összegezhetjük a megrendeléseket.
Gyűjtőszámlát általában csak az egy hónapon belüli munkákra írhatunk. Hosszabb időszaknak a számláit csak akkor gyűjthetjük össze, ha ennél ritkábban kell áfabevallást tennünk (a saját vállalkozásunkra vonatkozó áfa-időszakot nem léphetjük túl). További feltétel, hogy a gyűjtőben nem lehet fordított áfás uniós számla, tehát ezt csak belföldi cégeknek nyújtott szolgáltatásokra alkalmazhatjuk.
Gyűjtőszámlát akkor írhatunk, ha erről előzetesen megállapodunk. Legjobb ezt a szerződésbe belevenni, és akkor a NAV sem keresheti a hónap vége előtt a számlákat. A gyűjtőszámlának nincs teljesítési ideje (a számlázóprogramok legtöbbször fel sem kínálják ezt a lehetőséget). Az egyes tételek teljesítési idejét azonban fel kell tüntetni. Ezek azok az időpontok lesznek, amikor a fuvart ténylegesen teljesítettük. Nem kötelező, de jelölhetjük, hogy ez egy gyűjtőszámla.
Időszaki elszámolás – hosszabb időszakra is jó
Ha folyamatosan teljesítünk egy megbízást, akkor időszaki elszámolást is választhatunk. Például akkor, ha minden egyes nap, vagy minden héten elvégezzük ugyanazt a szállítást. Tudjuk, hogy többször fogunk ugyanannak a cégnek szállítani, de nem tudjuk pontosan előre, hogy mennyit fogunk nekik dolgozni.
Az ilyen elszámolásnak előnye, hogy hosszabb időszakok összes munkáját egyben tudjuk elszámolni. Előre meg kell állapodni abban, hogy milyen időközönként fogunk elszámolni. Ez lehet akár egy hónap, de lehet ennél sokkal hosszabb idő is. Egy évnél hosszabb elszámolási időszak azonban nem lehetséges.
A díjat is erre az időszakra állapítjuk meg. Ez lehet akár átalánydíj is. Gondoljunk például az éves leolvasás alapján fizetett áramdíjra! Mindvégig folyamatos a szolgáltatás, de csak év végén számolunk el az elhasznált áram árával (miközben havonta átalányt fizetünk).
A folyamatos teljesítés azonban nem csak olyan lehet, mint az áramszolgáltatás, amit tényleg folyamatosan nyújt a szolgáltató. Ha kötünk egy keretszerződést, majd ezen belül a megbízó rendszeresen szól, hogy mikor kell neki szállítani, az is lehet folyamatos teljesítés. Megállapodhatunk abban, hogy nem az egyes szállításokat számoljuk el külön-külön, hanem egyben, egy adott időszak összes szállítását. Ez annyiban más, mint a gyűjtőszámla, hogy ott a számlán az összes út külön-külön szerepel. A hónapon belül például van 340+480+400+210+860 km-es szállítás. A gyűjtőszámlán ez mind külön megnevezéssel, külön tételként szerepel. Folyamatos teljesítés esetén viszont csak azt tüntetjük fel, hogy 2.290 km-t teljesítettünk összesen a megbízónak. A számlán ilyenkor egy teljesítési időpont szerepel. (Hogy ez mi lesz, az több mindentől függ, lásd a keretben!)
Folyamatos teljesítést számolhatunk akkor is, ha nem sok kicsi munkánk van, hanem egy nagy, hosszabb időre szóló. Például egy útépítésen dolgozunk, s a munka előreláthatóan 6 hónapig tart. Nem kell fél évig várnunk a pénzünkre. Megállapodunk folyamatos teljesítésben, s havonta számlázunk egy előre meghatározott összeget. Majd a fél éves időszak végén elszámolunk a ténylegesen ledolgozott mennyiséggel. (Pl. minden hónapban elszámolunk 2000 kilométert, majd a 6. hónap végén elszámolunk tételesen.)
A számlát itt is az elszámolási időszak végétől számított 8 napon belül kell kiállítani.
A gyűjtőszámla szabályait a 2007 évi CXXVII. törvény (áfatörvény) 164. és 171., az időszakos elszámolás szabályait az 58. § tartalmazza.
—————————————————————————————————————————————————————-
Időszakos elszámolás: milyen dátumot kell írni a teljesítés idejéhez?
Ha a cikkben említett időszakos elszámolást használjuk, akkor számlaíráskor a teljesítés idejére kell nagyon odafigyelnünk. Három különböző lehetőség közül kell a megfelelőt kiválasztanunk:
Az alapszabály az, hogy a teljesítés időpontja az elszámolásban szereplő időszak utolsó napja. De ezt csak akkor alkalmazhatjuk, ha a fizetési határidő a hónap utolsó napja lesz. Tehát, ha a július-szeptember közötti időszakot akarjuk egyben elszámolni és azt szeptember 30-ig kell kifizetni, akkor szeptember 30. lesz az összes munka teljesítési időpontja egyben.
Ha a számlát az időszak lejárta előtt állítjuk ki, akkor a teljesítés napja a számlakiállítás napja lesz. Például úgy állapodunk meg egy munkára, hogy minden hónapban leszámlázunk 300 ezer forintot, majd a harmadik hónap végén tételesen elszámolunk az addig végzett feladatokkal. A havi 300 ezret leszámlázzuk mondjuk 20-án, ilyenkor a teljesítés napja az adott hónap 20-a lesz.
Ha a fizetési határidő az időszak utolsó napja utáni időre esik, akkor teljesítés napjaként a fizetési határidő napját kell megjelölni. Ha tehát az elszámolás vége szeptember 30., és 30 napos fizetési határidőre kapjuk a pénzt, akkor a teljesítés napja október 30. lehet.
—————————————————————————————————————————————————————-
Nagy Csaba
