A sofőrök munkaidejét nem egyszerű vezetni, nem csoda, hogy sok fuvarozó vállalkozásnál nem jó a nyilvántartás. Összeszedtük a leggyakoribb hibákat, amiken elbukhatunk egy-egy ellenőrzésen.
A munkaidő-nyilvántartást a munkáltatónak kell vezetni. Ebben naprakészen rögzíteni kell a dolgozók munkaidejét. A nyilvántartásnak formai követelményei nincsenek, s a vállalkozás azt is eldöntheti, hogy napi, heti vagy havi nyilvántartást vezet-e. A dokumentumból azonban ki kell derülnie, hogy
– mennyi volt a dolgozó rendes és rendkívüli munkaideje,
– tartalmaznia kell a készenlét kezdő és befejező időpontját,
– a munkaközi szünet idejét,
– és a szabadság és a betegszabadság időtartamát is.
A munkaidő-nyilvántartás a bérszámfejtés alapdokumentuma. Ez az alapja minden kifizetésnek, a pótlékoknak, túlóráknak, egyéb elszámolásoknak. A nyilvántartások azonban sokszor hiányosak, nem szerepel bennük minden adat. Az ellenőrzések tapasztalatai azt mutatják, hogy sokan csak az 561-es szabályok szerinti vezetési és pihenőidők betartását ellenőrzik, de a munkaügyi szabályoknak már nem felelnek meg a munkaidő-nyilvántartások.
A leggyakoribb problémák
Jelenléti ívvel helyettesítik a nyilvántartást
Ez súlyos hiba, mivel nem a gépkocsivezető jelenlétét, hanem a munkaidejét kell nyilvántartani. Ez azt jelenti, hogy ha a sofőr pl. hét órakor kezdi meg a munkáját, akkor ezt az adatot kell beírni a munkaidő nyilvántartásba, és nem azt, hogy mikor ért be a munkahelyére. A jelenléti ívből nem derül ki az sem, hogy a gépkocsivezető rendes vagy rendkívüli munkaidőben végzi-e a munkáját, és mikor tartott munkaközi szünetet.
Kimarad a munkaközi szünet
A fuvarozó vállalkozások munkaidő-nyilvántartása elsősorban a tachográf adatok alapján készül. A menetíró adataiból azonban nem derül ki, hogy melyik megszakítást számolja el a sofőr a kötelező munkaközi szünet terhére. (6 óra munkaidőre 30 perc szünetet kell adni, 9 óra után pedig 45 percet.) Ezt pedig a munkaidő-nyilvántartásnak tartalmaznia kellene.
A munkaidő-nyilvántartáson 8 órától 16 óráig tartó munkaidő szerepel
Ez nem jó megoldás, mivel a gépkocsivezető munka kezdésének és befejezésének időpontja naponként változhat. – Eleve a sofőröket munkaidőkeretben kell foglalkoztatni, a munkaszerződésbe pedig beleírni, hogy két-, három- vagy hathavi munkaidőkeretben dolgoznak-e – mondja Kacsó Sándor, az Asszisztencia 561 Kft. ügyvezetője.
Hiányoznak a pótlékok elszámolásához szükséges adatok
A munkaidő-nyilvántartásban külön fel kell tüntetni az éjszakai munkavégzést, azt, hogy mennyit túlórázott a sofőr, mennyi volt a rendelkezésre állási ideje vagy külföldi munkavégzésnél a vasárnapi munkája (pl: Franciországban erre kötelezően emelt bért kell fizetni). Ezek gyakran hiányoznak, pedig ezek alapján lehet kifizetni a dolgozónak a pótlékokat. Kacsó Sándor tapasztalatai szerint sokan csak az alap bérszámfejtést csinálják meg, és sem éjszakai pótlékot, sem műszakpótlékot nem fizetnek a sofőröknek, de átalány pótlékot sem számolnak. (Az átalány pótlék azt jelenti, hogy nem számolgatjuk minden hónapban a pótlékokat, hanem egy átlagos összeget határozunk meg. Műszakpótlék pedig a 18-06 óra közötti munkára jár akkor, ha a munkakezdési időpontok rendszeresen és nagyon ingadoznak: a havi munkanapok legalább egyharmadában eltérő időpontban kell kezdeni, és a legkorábbi és legkésőbbi kezdés között legalább 4 óra különbség van.) Az ellenőrzésen viszont a tachográf adatokból egyértelműen kiderül, mennyi pótléktól esett el a dolgozó.
Nem igazán lehet naprakész a nyilvántartás
A nyilvántartás naprakész vezetése sokszor nehezen oldható meg. Szükség van hozzá a tachográfok adataira, amit sokszor csak a hónap végén tudunk ellenőrizni (illetve hó elején az előző havit). (A digitális tachográfokat 28 naponta – de legkésőbb a hónap végén – le kell tölteni, a korongos tachográfokat minden tizedik nap). A napi adatok beszerzését nehezítheti, ha a sofőr éppen külföldön dolgozik. Bár büntetést nem kapunk emiatt, törekedjünk arra, hogy a nyilvántartás naprakész legyen! Ha kiküldetésben van a járművezető, természetes, hogy a nyilvántartást ő vezeti. Ilyenkor a vállalkozás telephelyén lévő jelenléti íven vagy a kiküldetési rendelvényen mindig tüntessük fel, hogy a sofőr kiküldetésben van.
Milyen a jó munkaidő-nyilvántartás?
A legjobb olyan nyilvántartást használni, amin a munkaidő kezdete és vége mellett rögzíthetjük:
– a vezetési időt,
– az egyéb munkát,
– a munkaközi szünetet,
– az éjszakai munkát és
– a rendelkezésre állási időt.
A munkaidő nyilvántartáson a valós, tachográfokból származó adatok is szerepeljenek és a kézileg felvitt adatok is. Pontosan látszódjanak rajta a szabadságok, a betegállományban töltött idők! Tüntessük fel, mennyi éjszakai pótlék vagy műszakpótlék jár a dolgozónak és vezessük benne a külföldi kiküldetés napjait!
A munkaidő-nyilvántartásra innen tölthet le mintát: teher.hu/dok/munkaido.pdf
Munkaidő nyilvántartás 3,5 t alatt
Azok, akik nem tachográfos járművet vezetnek a menetlevél alapján tudják elkészíteni a munkaidő-nyilvántartásukat. Ekkor olyan menetlevelet érdemes használni, amiben rögzíteni lehet a munka kezdetét, a munkaközi szünetet (pl. ebédidőt), az éjszakai munkát és a rendelkezésre állás idejét (pl.: a nemzetközi tehergépjármű menetlevél ellenőrző lapján). Ha nem lenne ilyen menetlevelünk, akkor legjobb, ha a sofőr munkaidő-feljegyzést készít. Ez lehet egy egyszerű táblázat, nyomtatvány vagy akár egy mobil alkalmazás is, ami alkalmas ezeknek az adatoknak a rögzítésére. Ezt a megoldást érdemes választani a 3,5 t alatti autóval dolgozó sajátáru szállítóknak is, hiszen nekik nem kötelező menetlevelet vezetni.
Fontos tudni, hogy ha a sofőr feladatai között szerepel a munkaidő-feljegyzés készítése, akkor őt erre ki kell képezni, és a feljegyzéseket is ellenőrizni kell.
Ezen felül a sofőröknek Ausztriában, Németországban, Franciaországban kötelezően vezetniük kell “lázlapot”. Ezen minden egyes napra lebontva be kell írni:
– a vezetési időt
– az egyéb munka idejét,
– a pihenőidőket
– valamint a vezetési idő megszakításait.
A munkaadó dolga vezetni
A Munka törvénykönyve szerint a nyilvántartást a munkaadónak kell vezetnie, a munkavállalónak nem kötelessége azt vezetni vagy aláírni. Ennek ellenére érdemes a munkavállalóval minden esetben aláiratni.
Az elszámolás elkészítését segíti, ha a nyilvántartás mellett egy külön dokumentumban vezetjük:
– a külföldi kiküldetés költségeit,
– az adott ország(ok) minimálbérét
– és összesítve az egyes országokra kiszámolt, pontos külföldi díjakat is (euróban kifejezve).
Szilágyi Katalin
