Néhány év alatt egy közepes méretű vállalkozás is kezelhetetlen mennyiségű iratot állít elő. Nagy a kísértés, hogy ezek többségétől megszabaduljunk, hiszen amúgy sincsen szükség az évekkel ezelőtti papírokra. Csakhogy nem mindegy, hogy mit, mikor selejtezünk – egyes dokumentumokat egy év után is ledarálhatunk, másoknak az őrzéséről még évtizedek múlva is gondoskodnunk kell. Összefoglaltuk az iratok őrzési idejének legfontosabb szempontjait.
Fuvarozás során rengeteg papírt termelünk a tachográfok letöltött adataitól kezdve a számlákon és a fuvarleveleken át a bérpapírokig. Mindegyiknek más-más a kötelező archiválási ideje.
1 év a tachográf-korongokra
Legrövidebb ideig a tachográfok adatait kell tárolnunk. Ezekről egy uniós jogszabály, a 165/2014/EU rendelkezik. A rendelet szerint a menetíróból letöltött adatokat vagy az adatrögzítő lapokat egy évig kell tárolni eredeti formájukban úgy, hogy használatukat követően is olvasható formában maradjanak. Ez tehát a tachográfkártyákra és digitális tachográfból letöltött adatokra vonatkozik. Egy év után ezek selejtezhetők.
5 + 2 év minden, ami az adóbevalláshoz tartozik
Az adóhatóság a tárgyévet követően 5 évig ellenőrizheti a bevallásainkat és a különböző adatszolgáltatásokat. Eddig az időpontig tehát mindennek teljeskörűen rendelkezésre kell állnia, amire csak a bevallások elkészítéséhez szükség lehetett. Nem csak a számláknak kell meglenniük, hanem minden olyan bizonylatnak, iratnak, ami a gazdasági esemény megtörténtét igazolni tudja. Tehát legalább 5 évig meg kell lenniük a szerződéseknek, kifizetési bizonylatoknak, szállítóleveleknek is, amik a számlákhoz kapcsolódhatnak. Ezen az 5 éves időtartamon belül a NAV bármikor bármelyik év anyagát előveheti és alaposan átvizsgálhatja.
Az adatok őrzésének 5 éve azonban valójában két évvel többet jelent. Az adózás rendjéről szóló törvény ugyanis úgy rendelkezik, hogy az iratokat az adómegállapításhoz való jog elévülésének idejéig kell tárolni. Az adó megállapításához való jog pedig annak az évnek az utolsó napjáról számított 5 év múlva évül el, amikor az adóról bevallást kellett készíteni. A 2020-as adóról 2021-ben teszünk bevallást, így ezeket a papírokat 2026 végéig semmiképpen nem lehet selejtezni (ld. 2017. évi CL tv. 78.§).
8 év minden bizonylatra
Bizonylatnak nevezünk minden olyan okmányt, ami egy gazdasági esemény számviteli elszámolását alátámasztja. Tehát nemcsak a számla tartozik ide, hanem minden olyan más dokumentum is, ami alapján a számla valódiságát igazolni lehet. Szerződés, megállapodás, banki kivonat, vagy éppen a fuvarlevél is ebbe a körbe tartozik.
Ha már bizonylatoknál tartunk: a számviteli törvény ezek kötelező őrzési idejét 8 évben határozza meg. Az 5 és 8 éves őrzési idő ellentmondása nem egy vállalkozásnak okozott már gondot. Nem tévedünk nagyot, ha minden bizonylatot, dokumentumot 8 éves őrzési idővel kezelünk (2000. évi C. tv. 169. §).
A két időtartam között az a különbség, hogy az adóhatóság 5 évig vizsgálhatja egy adott gazdasági cselekmény tartalmát, megkérdőjelezheti valóságosságát, s büntetést is kivethet, ha utólag úgy látja, hogy valamelyik dokumentum nem hiteles. Öt éven túl már nem büntethet az iratok tartalma miatt, de a hiányuk miatt még igen. Igaz, hogy 6-7 éves iratok alapján már nem lehet módosítani a vállalkozás adóbevallását, nem lehet plusz adóterhet kivetni a cégekre. De attól még be kell tudni mutatni a régi számlákat és a fuvarleveleket is. Ha ugyanis nincs meg egy régi irat – szigorú számadású nyomtatvány egy lapja –, akkor akár 1 millió forintra is bírságolható a vállalkozás. (Ha számla hiányzik, akkor még szigorúbb lehet a bírság: hiányzó laponként, számlánként 500 ezer forintra büntethető a vállalkozás, felső határ nélkül).
A számlákat és minden más bizonylatot tehát a tárgyévet követő 8. év végéig kell tárolni, méghozzá olvasható formában, visszakereshető módon.
8 év a menetleveleknek és a fuvarleveleknek
A menetlevél és a fuvarlevél úgynevezett szigorú számadású nyomtatvány. Ez azt jelenti, hogy a megvásárolt nyomtatványtömb minden egyes lapjával el kell tudnunk számolni. Akkor is meg kell lennie, ha üres vagy ha rontott. A lapokat folyamatos sorszámozással kell ellátni és nyilvántartást kell vezetni a beszerzésükről és a felhasználásukról. A szigorú számadású nyomtatványokat a bizonylatokkal azonos módon, a tárgyévet követően még 8 évig kell megőrizni. Ez vonatkozik tehát a fuvarlevélre, menetlevélre és azok mellékleteire is. A fuvarlevél melléklete például az ömlesztett áru szállítása esetén kiállított tömegbizonylat. Ezeket ugyanúgy 8 évig kell tárolni, mint a hozzá tartozó fuvarlevelet.
A fuvarozásról szóló kormányrendelet egyébként a fuvarlevelek kötelező tárolási idejéről csak annyit ír elő, hogy azt sorszám szerint, hiánytalanul, a bizonylatokra vonatkozó szabályok szerint kell megőrizni.
Összegezve a fentieket akkor járunk el legbiztosabban, ha az összes gazdasági iratot legalább 10 évig nem selejtezzük le.
Évtizedes tárolás a munkaügyi iratoknak
Leghosszabb ideig a személyi iratokat kell tárolni, akár jócskán a vállalkozás működési idején is túlmenően. Minden olyan iratot, ami egy dolgozó munkaviszonyával kapcsolatban született, nem lehet leselejtezni az illetőre érvényes öregségi nyugdíjkorhatár elérését követő ötödik évig. Ha tehát felveszünk egy 30 éves sofőrt, aki fél év múlva távozik a vállalkozástól, akkor az ő fél éves tevékenységének a papírjait még kereken 40 évig tárolnunk kell (65 éves korában mehet nyugdíjba a mai szabályok szerint, s még 5 évig őrizni kell a papírokat). Ha időközben megszűnik a vállalkozásunk, akkor is gondoskodni kell az iratok elhelyezéséről. A kijelölt tárolási helynek szerepelnie kell a végelszámolási vagy felszámolási iratok között.
Nagy Csaba