A kötelező augusztus végi határidő lejárta után két héttel még mindig csak 260 ezer szervezet regisztrált a Cégkapun – árulta el a Világgazdaságnak a Nemzeti Infokommunikációs Zrt. Ez mindössze az érintett cégek 15 százaléka. Azt nem lehet tudni, hogy a többiek vajon csak várnak valamire, vagy nem is jutott el hozzájuk a hír a kötelező regisztrációról.  

A Cégkapu a már jól ismert állami Ügyfélkapu céges utódja lesz jövő januártól. Valójában ez egy központi elektronikus tárhely, ahová az állami hivatalok a jövőben a cégeknek szóló küldeményeiket postázni fogják. Az Ügyfélkaputól az különbözteti meg, hogy azt mindenképpen egy magánszemélynek kellett létrehoznia, ez pedig a cégek postafiókja lesz. Egyéni vállalkozóknak továbbra sem kell regisztrálniuk.

A kötelező cégkapus regisztráció határideje augusztus 31. volt, de ahogy ezt látjuk, a határidőt a többség nem tartotta be. A cégbírósági adatok szerint 1 millió 420 ezer szervezetnek kellene regisztrálnia, ehhez képest szeptember közepéig alig 260 ezer cégkapus fiókot nyitottak meg. A késlekedésnek az lehet az egyik oka, hogy a jogszabályban meghatározott augusztusi határidőt a kormány sem gondolta túl komolyan. Előre jelezték, hogy december végéig semmilyen szankcióval nem jár a mulasztás. Januártól viszont már nem lesz választási lehetőség, 2018-tól kötelező lesz a Cégkapu használata. Amelyik céget január elsejéig nem regisztrálják, azzal szemben a hatóságok elindítják az ellenőrzést, vagy a törvényességi felügyeleti eljárást – közölte korábban a Belügyminisztérium.

A regisztrációt a cegkapu.gov.hu címen kell elindítani. Akkor a legegyszerűbb, ha a cégnek az aláírásra jogosult képviselője regisztrál. A rendszer onnan „tudja”, hogy ki indítja el a regisztrációt, hogy az első lépés egy ügyfélkapus azonosítás. A regisztrációt végző személyét a program összeveti a cégbírósági adatokkal, s ennek megfelelően ajánlja fel a regisztrációs lehetőségeket.

Ha a hivatalos képviselő regisztrál, akkor az eljárás csak néhány perc, pár kattintás és egy értesítési email cím megadása. Ez az egyszerűsített online regisztráció. Ha nem a hivatalos képviselő intézi a regisztrációt, akkor az űrlapos megoldást kell választani. Ez sokkal bonyolultabb módszer. Nagyon sok iratot és meghatalmazást kell külön feltölteni, úgyhogy ez a megoldás nem éri meg (cégkivonatot, aláírási címpéldányt, meghatalmazást stb.).

Akkor is űrlapos regisztrációra van szükség, ha a cégnek több képviselője is van, de csak egyikük intézi a regisztrációt (a többi képviselőtől fel kell tölteni a meghatalmazást és aláírás-mintákat). Ha az egyszerű, online megoldást akarják választani, akkor az összes hivatalos képviselőnek egyszerre kell bejelentkeznie és elvégezni a regisztrációt.

Regisztrálnia minden gazdálkodó szervezetnek kell. Ez alól a törvény két kivételt enged: nem kell regisztráció az egyéni vállalkozónak és az egyéni ügyvédnek.

A regisztráció során a cégnek meg kell adnia egy email címet. Ha külön nem rendelkezünk máshogy, akkor ez a cím bekerül a központi Rendelkezési Nyilvántartásba is. ez azt jelenti, hogy ez lesz a cég hivatalos email címe, melyre állami szervek hivatalos üzenetei is kiküldhetők. Fontos arra figyelni, hogy ez egy valóban működő, a napi ügyintézésben elérhető cím legyen! Nem szerencsés, ha például az ügyvezető privát email címét rögzítik, aki meg nem nézi meg időben a leveleit és nem értesülnek ezért egy adóhivatali felszólításról.

(Arra is van lehetőség, hogy a cégkapus cím ne az legyen, ami a Rendelkezési Nyilvántartásba bekerül. Ezt úgy lehet elérni, hogy a regisztráció során ki kell venni a pipát a cím megadása melletti kockából.)

Forrás: 451/2016 kormányrendelet az elektronikus ügyintézés részletszabályairól. A “Cégkapu” szó nem szerepel a jogszabályokban. A hivatkozott rendeletben a “hivatali tárhely” című fejezet írja le a Cégkapu néven létrejött szolgáltatást.