A sikeres fuvarozók szakmai lapja

Ügyfélszolgálat: +36/20-42-300-42
E-mail: info@ujmedia.eu

Július elsejétől valamennyi vállalkozásnak kiállított számláról adatot kell szolgáltatnunk az adóhatóságnak. Ez akkor gond, ha eddig a helyszínen, az elvégzett munka után állítottuk ki számlát. Ha eddig számlatömböt használtunk, most át kell állnunk más megoldásra. De mit válasszunk? Erre keressük a választ.

Mi az online számla? 

Legtöbbször csak online számlázásként beszélünk arról a változásról, amire tavasszal fel kell készülnünk. Júliustól a számlázóprogrammal kiállított számlákról adatot kell szolgáltatni az adóhatóságnak. Azért nevezzük online számlázásnak, mert az adatszolgáltatást a program végzi el, emberi közreműködés nélkül, úgy mint az online pénztárgépek. A rendszer nem új, már működik, csak ma még nem kell adatot küldeni azokról a számlákról, amikben az áfa nem éri el a 100 ezer forintot. Júliustól ez a rendszer terjed ki minden olyan számlára, ahol a vevő vállalkozás; jövő januártól pedig a magánszemélyeknek kiállított számlákra is ez a szabály vonatkozik majd.

Aki számlázóprogramot használ, annak az átállással kevés feladata lesz. Gondoskodnia kell arról, hogy számlázóprogramja képes legyen biztosítani az adóhatósági online kapcsolatot, s regisztrálnia kell a NAV-os rendszerbe. (Bővebben: Mi kell a NAV-os adatszolgáltatás teljesítéséhez? alcím alatt.) Akár internetes, akár gépre telepített programot használunk, a szükséges adatküldést a program elvégzi.

Nem tiltják be a számlatömböket, csak nehezebb lesz használni

Több feladat hárul azokra, akik kézi számlatömböt használnak. Sok téves hír jelenik meg arról, hogy júliustól betiltják a kézi számlázást. Ez nem igaz. Az viszont igaz, hogy a számlatömbök használata megnehezül, így jobb más megoldást keresni.

A fő elvárás, hogy a kézzel kiállított számlák adatait egyenként rögzíteni kell a NAV online számlarendszerében, méghozzá a kiállítást követő 4 munkanapon belül. Ha a számlán az áthárított áfa meghaladja az 500 ezer forintot, akkor egy munkanapon belül kell feltölteni az adatokat. Miért okoz ez problémát? Gondoljuk át a vállalkozók működését!

A vállalkozó cégekkel, magánszemélyekkel áll kapcsolatban. Lehet ő egy duguláselhárító, villanyszerelő, asztalos, tehertaxis, fuvarozó kisvállalkozó. Ügyfelei a munka elvégzése után, készpénzben fizetnek. Sok a céges ügyfél, tehát mindenképpen számlát kell írnia. Eddig egyszerű dolga volt. Kiállította a kézi számlát a számlatömbben és kész. Hetente vagy havonta elvitte a számlákat a könyvelőjének. Ő maga nem nagyon foglalkozott adóügyekkel, a bejelentéseket, bevallásokat mind a könyvelő töltötte ki. De vajon hogyan működnek majd júliustól?

Mit választhat a kézi számlát használó vállalkozó?

Két lehetősége van:

– vagy megtanulja a NAV-os program használatát és minden este felölti a rendszerbe a számlák adatait (miközben lehet, hogy eddig egyáltalán nem kezelte a bevallásait és más adóügyeit)

– vagy csaknem naponta elviszi a könyvelőhöz a számlákat, hogy ő rögzítse azokat az adóhatóság rendszerében.

Kevés könyvelő van, aki ezt a terhelést vállalni fogja – vagy ha vállalja, akkor a mostani díja sokszorosát kéri majd el a munkáért. A havi egyszeri-kétszeri ügyfélkapcsolat helyett napi ügyintézésre kellene átállnia. Erre a könyvelőknek nem lesz kapacitásuk. Amelyik vállalkozó tehát ragaszkodik a megszokott számlatömbjéhez, annak meg kell tanulnia a NAV-os online számla használatát. Vagy el kell hagyni a számlatömböt.

Számlatömb nélkül

Ha el akarjuk hagyni a számlatömböt, három lehetőség közül választhatunk:

– elektronikus számlára állunk át,

– számlázóprogrammal állítunk ki papír alapú számlát, de a vevőre hagyjuk a nyomtatást vagy

– számlázóprogramot és mobil, kézi nyomtatót használunk.

E-számla: nem minden az, amit e-mailben küldünk

Az elektronikus számlával kapcsolatban tisztázzuk: az még nem biztos, hogy elektronikus számla lesz, amit nem nyomtatunk ki és e-mailben küldünk el a megrendelőnek.

Az elektronikus számla, az e-számla csak elektronikus formában létezik. Nem nyomtatjuk ki, elektronikus formában kerül a könyvelésbe is, így kell tárolni. Papírra nyomtatva érvénytelen. Az e-számlával kapcsolatos követelmények Magyarországon indokolatlanul szigorúak. A NAV azt várja el, hogy a számlát igazolható módon ne lehessen módosítani a kiállítása után. Ezért nálunk csak az elektronikus aláírással ellátott számlák lehetnek e-számlák.

Az internetes számlázó progamok mindegyike kínál lehetőséget e-számla kiállítására. Ezekért általában külön kell fizetni, 6 forint körüli összegbe kerül egy számla kiállítása. A számlát tableten, telefonon is meg lehet írni, s e-mailben kapja meg a vásárló.

Az e-számla hátránya, hogy nem minden vevő felkészült a fogadására. Az elektronikus számlát a vállalkozó kiállítja a helyszínen, majd e-mailben küldi el a megrendelőnek. Ehhez a megrendelőnek szüksége van egy e-mail címre, mely fogadni tudja a számlát. Csakhogy a vevő sokszor idős magánszemély, aki nem használ internetet. Hiába akarunk neki e-számlát írni, ha nem tudja fogadni. Igaz, a magánszemélyeknek kiállított számlákra egyelőre még nem lesz kötelező az adatszolgáltatás, de fél év múlva már igen. Ha új rendszert kell megszoknunk, akkor az olyan legyen, hogy ne szoruljon hat hónap múlva cserére.

Hagyományos számla nyomtatás nélkül 

A számlázást tableten vagy telefonon végezzük a munka után. Ez nem e-számla lesz, hanem hagyományos, csak nem kézzel állítjuk ki, hanem számlázóprogrammal. A számlát tehát ki kell nyomtatni. Ezt a nyomtatást azonban az ügyfélre is hagyhatjuk. A vevő e-mailben kap egy hivatkozást, amire rákattintva saját maga nyomtatja ki a számlát. Tehát nem csatolva küldjük a számlát, az elektronikus levélben csak a hivatkozás szerepel. Magát a számlát közvetlenül a számlázóprogramból fogja kinyomtatni, hozzáférést kap ehhez az egy dokumentumhoz. Ezt így a NAV is elfogadja.

Ez a megoldás sok esetben megfelelő lehet. A vevőnek megmutatjuk a számlát, az pedig már rá van bízva, hogy kinyomtatja-e vagy sem. Magánszemélyek többsége nem fogja külön kinyomtatni. Céges ügyfelek pedig később is elintézhetik a nyomtatást az irodából.

Kivételek mindig vannak, így lesznek olyan ügyfelek, akiknek nem lesz jó ez a megoldás. Nekik kezükbe adott, kinyomtatott számla kell a fizetéshez. Erre a mobil nyomtatás lesz a jó megoldás.

Internetes számlázó mobil nyomtatóval

A legjobb megoldás az lesz, ha veszünk egy mobil nyomtatót, hogy a papír alapú számlát a helyszínen ki is lehessen nyomtatni. Ez nagyobb költséget jelent és több odafigyelést kíván, mint a számlatömb használata. De jelenleg nincs más mód arra, hogy papír alapú számlát tudjunk adni és a törvénynek megfeleljünk. Vagy egy ilyen rendszert veszünk használatba, vagy megtanuljuk naponta feltölteni az online rendszerbe a kiállított számlák adatait.

Erre a feladatra úgynevezett mobil címkenyomtatót kell keresnünk. Ezek keskeny, 5-6 cm széles papírtekercsre dolgoznak. A boltok pénztárgépei állítanak ki ilyen kinézetű számlákat. A nyomtató USB kábelen vagy Bluetooth kapcsolattal csatlakozik a telefonhoz. A készülék kicsi, egy vaskosabb telefonhoz hasonló méretű. Az ára elég széles skálán mozog, 30-150 ezer forint körüli ajánlatokkal is találkozhatunk. 

Mobil számlázóprogram

Bármelyik megoldást is választjuk, az első lépés kiválasztani egy olyan számlázóprogramot, ami tableten és telefonon is működik. A legtöbb számlázóprogram rendelkezik mobilos alkalmazással. A kiállított számlához pedig választható olyan számlakép, ami alkalmas arra, hogy mobil nyomtatóval ki lehessen nyomtatni (keskeny kivitelű számlakép kell hozzá). Néhány népszerű számlázóprogram:

Mi kell a NAV-os adatszolgáltatást teljesítéséhez?

Az említett online számlázóprogramok mindegyike rendelkezik a NAV online adatkapcsolati funkciójával. Ennek használatához egy regisztrációra van szükség.

Első lépésként egy ügyfélkapus bejelentkezés után regisztrálni kell a NAV online számla rendszerébe, az onlineszamla.nav.gov.hu oldalon. A vállalkozást a képviseletére jogosult regisztrálhatja. A regisztráció két részből áll:

– első lépésben regisztrálni kell a vállalkozást. Ekkor létrehozzuk az úgynevezett elsődleges felhasználót.

– második lépésben hozzáadhatunk a programhoz további felhasználókat (pl. az ügyintézőt, aki számlákat tölthet fel).

Ezt követően létre kell hozni egy úgynevezett technikai felhasználót, amely a számlázóprogram és a NAV közötti információcserét biztosítja. Rá kell kattintani az új felhasználó rögzítése menüpontra, s itt ki kell választani, hogy technikai felhasználót akarunk rögzíteni. Ekkor a rendszer automatikusan létrehozza a technikai felhasználót. A hozzá tartozó adatokat később úgy találjuk meg, hogy belépünk a „Felhasználók“ menüpontba. Ide lépve válasszuk ki a frissen létrehozott technikai felhasználót – a sor végén rá kell kattintani a lefelé mutató, fekete háromszögre a “részletek” felirat mellett. Ekkor egy új ablakban láthatjuk a felhasználó részletes adatait. Itt kattintsunk az ablak alján a “kulcsgenerálás” feliratra. Ez kell ahhoz, hogy a rendszer létrehozza a kódokat, amiket be kell másolnunk a számlázóprogramba.

Négy különböző adatra lesz szükségünk:

– felhasználónév

– jelszó

– XML aláírókulcs

– XML cserekulcs.

Ezeket az adatokat másoljuk ki, s be kell írni őket a kiválasztott számlázóprogram megfelelő rovatába („NAV online számla összekötés” vagy ehhez hasonló nevű menüpont). Ez biztosítja, hogy a számlázó el tudja küldeni az adatainkat a NAV-nak és ott azonosítani tudják, hogy melyik vállalkozáshoz tartoznak. Ha mindez jól ment, akkor további lépésekre nincs szükség. A kapcsolat létrejött, s a program automatikusan továbbítani fogja az adatokat.

Nagy Csaba