A koronavírus miatt nem tolták ki az online számlázás bevezetésének határidejét. Július elsejétől minden számláról online adatot kell szolgáltatni az adóhatóságnak, amit nem magánszemélynek állítunk ki. A legkisebb, egyszemélyes vállalkozásnak is kötelező lesz az adatszolgáltatás. A kézzel kitöltött számlák ideje végleg lejár. Nincsenek betiltva, de azonnal fel kell tölteni róluk az adatokat a NAV oldalára. 

Az online számlázás egy kötelező adatszolgáltatás. A vállalkozásoknak olyan számlázási rendszert kell használniuk, ami azonnal adatot szolgáltat a NAV-nak az ügyletről, minden egyes kiállított számla után. A rendszert 2018-ban vezették be, de június végéig csak azokról a számlákról kell adatot szolgáltatni, amelyekben az áfa eléri a 100 ezer forintot. 27 százalékos áfakulccsal számolva tehát ez a kötelezettség a nettó 370 ezer forint feletti számlákat érinti. Júliustól szélesítik a kört.

Július elsejétől minden olyan számláról adatot kell szolgáltatni, amit vállalkozásnak állítunk ki. Tehát nemcsak a nagyobb összegű számláról, hanem a legkisebb tételekről is. Nem kivétel az áfa nélkül kiállított számla sem, azaz az alanyi áfamentességet választó vállalkozásoknak is meg kell barátkozniuk az előírásokkal. 

Adatszolgáltatás automatikusan

A számítógéppel kiállított számláknál az adatszolgáltatás automatikusan megtörténik. Ahogy a számlát kiállítjuk valamilyen programmal, a programnak azt fel kell töltenie az adóhatóság rendszerébe. Ezzel tehát semmi dolgunk nincs, egy kezdő beállítás után az adatszolgáltatásunk automatikusan lesz.

A legfontosabb feladatunk az lesz, hogy áttérjünk egy olyan számlázóprogram használatára, ami képes teljesíteni a NAV adatszolgáltatási előírásait. A népszerű internetes számlázó programok erre már mind felkészültek. Ha saját gépünkre telepített programot használunk, akkor ellenőrizzük, hogy a fejlesztő adott-e ki az adatszolgáltatásnak megfelelő frissítést a programhoz. Arra is ügyeljünk, hogy a program használatához a jövőben internetes kapcsolatra is szükség lesz, különben nem tudjuk teljesíteni az adatszolgáltatást. 

A program kiválasztása mellett regisztrálni is kell vállalkozásunkat az online számla rendszerébe. Szükség lesz egy kódra, amit be kell írnunk a számlázóprogramba, hogy a rendszer képes legyen a vállalkozásunk azonosítására. 

Regisztrálás az online számla rendszerébe

Regisztrálni a NAV hivatalos oldalán kell, az onlineszamla.nav.gov.hu címen. A cég hivatalos képviselője vagy állandó meghatalmazottja végezheti el a regisztrációt. A program ügyfélkapus azonosítást kér, majd meg kell adni a regisztrációt végző személy adóazonosítóját. Ezután ellenőrzik, hogy a regisztráló jogosult-e eljárni a vállalkozás nevében.

Aki az alap regisztrációt elvégzi, ő lesz a rendszer számára az elsődleges felhasználó. A későbbiekben hozzáadhatunk további felhasználókat is. Erre akkor van szükség, ha nem a cég vezetője, hivatalos képviselője foglalkozik a számlákkal, hanem átadja a feladatot egy munkatársának.  

A felhasználó regisztrációja után hozzunk létre egy úgynevezett technikai felhasználót is. Ez egy kódsor, amire majd a számlálóprogramnak lesz szüksége az azonosításhoz. Lépjünk be a felhasználók menüpontba, majd ott kattintsunk a zöld, „Új felhasználó“ feliratú gombra. Itt ki kell választanunk, hogy ügyintézőt, azaz másodlagos felhasználót, vagy technikai felhasználót akarunk-e rögzíteni. 

A felhasználó hozzáadása azonos mindkét esetben. Előbb meg kell adnunk saját jelszavunkat és felhasználónevünket, majd be kell állítanunk a leendő felhasználó jogosultságait.  Ehhez nem kell mást tennünk, mint kipipálni mindhárom lehetőséget: a „Saját számlák lekérdezése” „Saját számlák kezelése”, és „Számlák kezelése“ jelölőnégyzeteket. A mentés gombra kattintva, már létre is hoztuk a technikai felhasználót. Lépjünk be a technikai felhasználóhoz, görgessünk a lap aljára, és kattintsunk a „Kulcsgenerálás” gombra! A program ekkor létrehozza az úgynevezett aláírókulcsot és cserekulcsot. Hosszú, betűkből és számokból álló kódsorokat kapunk. Ki kell másolnunk őket és ezeket kell beírni a számlálóprogram megfelelő rovatába.

Beállítások a számlázóprogramban

A NAV-os kapcsolat létrehozásához még egy lépés hátra van. Nyissuk meg a számlázóprogramunkat! A beállítások között keressünk egy “NAV online számla összekötés” vagy ehhez hasonló nevű menüpontot! Itt kell megadnunk az online kapcsolathoz szükséges adatokat.

Négy adatra lesz szükségünk:

– a technikai felhasználó felhasználónevére,

– a megadott jelszóra,

– a technikai felhasználóhoz kapott aláírókulcsra

– és a cserekulcsra.

A fenti adatok rögzítésével már létre is hoztuk a kapcsolatot a NAV-nál regisztrált fiókunk és a számlázóprogram között.  

További tudnivalók:

• Aki több számlázóprogramot használ, annak minden egyes számlázóprogramhoz létre kell hoznia egy-egy technikai felhasználót. 
• Aki interneten elérhető számlázóval dolgozik, annak elegendő egy technikai felhasználót létrehozni (felhő alapú programok)  
• A NAV regisztrációról itt tájékozódhatunk:bit.ly/Oszamla

Ingyenes számlázóprogramot kínál a NAV

Ingyenes számlázóprogramot is kínál a NAV a vállalkozásoknak. Ez az online számla regisztrációs oldaláról érhető el.

A számlázáshoz be kell jelentkezni. A belépés után a jobb felső sarokban válasszuk ki az Online Számlázó feliratú gombot, így jutunk el a számlaíráshoz.

A program használatát regisztráció után kezdhetjük meg. Létre kell hozni egy technikai felhasználót, s be kell írni az adatait: felhasználónevet, jelszót, XML-aláírókulcsot és cserekulcsot.

A következő lépésben megnyitunk egy számlatömböt. Ehhez ki kell választani valamilyen előtagot a számlasorszámhoz, majd megadhatjuk, hogy hányas sorszámmal kezdődjön az első számla.

A program előnye, hogy egyszerű a használata és ingyenes. A tudása viszont csekély, csak az alapműveletekre korlátozódik. El lehet menteni termékeket, szolgáltatásokat és partnereket, be lehet állítani a forinttól eltérő pénznemet, jelölhetjük, ha pénzforgalmi elszámolás alapján dolgozunk.

Hátránya, hogy például a kisadózást nem lehet egy gombbal jelölni, azt külön, szövegesen rá kell írnia a számlára. (A fejlécbe és a láblécbe tudunk megjegyzést írni.) 

A számla véglegesítése után egy pdf-et kapunk, amit ki lehet nyomtatni vagy lementehetünk a számítógépünkre. Arra nincs lehetőség, hogy a programból közvetlenül küldjük el a vevőnek. 

Elektronikus számlát sem állít ki a program.

A NAV az egyszerű számlázót elsősorban azoknak szánja:

– akiknek korábbi számlázóprogramjuk nem alkalmas az online adatszolgáltatásra,

– akik eddig papír alapú számlatömböt használtak.

Kézi számlatömbök: nehézkes lesz a használatuk

Az online számlázással kapcsolatos leggyakoribb kérdés, hogy mi lesz a kézi számlatömbökkel? Lehet-e még használni, vagy betiltották?

Valójában tiltásról nincs szó, de olyan nehézkes lesz a kézi számlák használata, hogy jobban megéri másik megoldást keresni helyettük. 

Kézi számlázás esetén ugyanis nekünk kell utólag feltöltenie a számlák adatait a NAV rendszerébe. Ehhez be kell lépni az Online Számla rendszerbe. Itt ki kell választani  „Számlaadat-rögzítés“ menüpontot. Választhatunk, hogy kézi számlát akarunk rögzíteni, vagy gépi számlát kézzel. Ez utóbbira akkor van szükség, ha gépi számlázót használtunk, de valami technikai hiba miatt az online adatszolgáltatás nem sikerült (pl. nem volt internet). 

A számlaadatok rögzítéséhez ugyanúgy fel kell vinni minden adatot, mintha egy új számlát töltenénk ki. Kellenek a számlakibocsátó adatai, a vevő adatai, a kibocsátás, teljesítés és fizetés határideje és a számla tételei részletezve. Tehát minden adat kell, ami csak a számlára rákerült. Ezt az adatfeltöltést minden egyes kézzel kiállított számla után el kell végezni. Az adatfeltöltésre az eredeti számla kiállításától számított 4 naptári napunk van (a hétvégét is bele kell számolni). 

A feltöltést elvégezheti a könyvelő is, már ha hajlandó rá. Ez főleg azoknál a vállalkozóknál lehet probléma, akik eddig havonta egy-két alkalommal vitték el anyagaikat a könyvelőjükhöz. A havi egy-két alkalom helyett a könyvelőnek most szinte naponta kellene a vállalkozás ügyeivel dolgozni, s erre külön díjazás nélkül nem sokan lesznek kaphatóak. A legjobb megoldás tehát áttérni a kézi számlák használatáról a gépi számlázásra. 

Számla kiállítása külső helyszínen

Kézi számlázásra főleg akkor volt szükség, ha valaki külső helyszínen, például a megrendelőjénél dolgozott. Szerelők és kőművesek, festők, jellemzően nem az irodában állítják ki a számlákat. Ha magánszemélynek dolgozunk, akkor egyelőre nincs gond, nem kell feltölteni a számlaadatokat. Elég a megszokott nyugta vagy papír alapú számla is. Ha viszont vállalkozás fizeti a munkát, akkor számlát kell adni, méghozzá legtöbbször a helyszínen. 

Ilyenkor a ma ismert legjobb megoldás egy olyan számlázóprogram használata, ami telefonról is működik. A legtöbb nagy program kényelmes telefonos vagy tabletes használatot is biztosít. Állítsunk ki elektronikus számlát és küldjük el a megrendelő e-mail címére! Így ki sem kell nyomtatni, s egyszerűen megoldható a helyszíni számlázás. 

Újdonság: mindig kell a vevő adószáma

Az online adatszolgáltatás általánossá tétele azt a változást is magával hozza, hogy mostantól minden egyes számlára kötelező lesz ráírni a vevő adószámát is. Ez is értékhatártól független előírás lesz. 

15 helyett 8 napon belül kell kiállítani

További újdonság, hogy a teljesítés időpontjától számítva a számlákat a jövőben nem 15, hanem 8 napon belül kell kiállítani. 

Nagy Csaba