Kellemetlen helyzetbe kerülhetünk, ha nem vagyunk tisztában a raklapcsere buktatóival. Összefoglaltuk, mik a leggyakoribb problémák, mire kell figyelnünk.
Az, hogy lesz-e raklapcsere attól függ, hogy a megrendelő eladta-e a raklapot a vevőjének. Probléma mindig a többutas raklapokkal van. Ha az árut raklappal együtt pakolják le, a hiányzó raklapokat a megrendelő utasításától függően üressel kell pótolni. De nem mindegy, hogy az a raklap milyen.
Ideális eset kontra valóság
Palettacsere esetén a felrakón az árut europalettákra rakják, majd rögzítik, ezáltal az áru szállításra kész. A felrakóra üres jármű érkezik üres raklapokkal, majd áruval megrakottakat szállít el a lerakóra. Ott az árut lerakja, és a feladó utasításától függően ugyanannyi üres raklapot kap helyette. Ha pedig nem kell üres raklapokat felvennie, akkor kap egy igazolást a ledott raklapok számáról. Egyszerű, gördülékeny és logikus, gondolhatja az, akinek nincs gyakorlati tapasztalata. A valóságban a folyamat sokkal összetettebb.
A raklapcsere előfeltétele, hogy a sofőr 33 cserélhető europalettát vigyen magával. A paletták mennyiségét és minőségét a “palettajegyen”, a szállítón vagy a CMR-en is rögzíthetik. Gondot jelent, ha a sofőr nem visz magával cserepalettát, például azért mert az utolsó lerakónál nem kapott raklapot. Ilyen esetben a következő rakodásnál “raklaphiányt” kell rögzíteni, és az üres raklapokat egy későbbi időpontban visszaszállítani. A másik eset, amikor nem azonos számú, esetleg sérült palettát kapunk vissza. Ilyenkor a hibát dokumentáljuk a fuvarlevélen vagy egy jegyzőkönyvben, mert a későbbiekben ez bizonyítja, hogy a paletta pótlása kinek a költsége.
Fontos: a dokumentáció kitöltése mindig pontos legyen, és legyen rajta a lerakó aláírása valamint egy dátum is. Az üres raklapok leadásáról szóló igazolást kezeljük külön, azt nem szabad bekeverni a fuvarlevelekhez, egyéb dokumentumokhoz, mert elveszhet.
Amikor rossz raklapot kapunk
Vannak olyan helyzetek, amikor joggal feltételezhetjük, hogy palettacsere mutyival van dolgunk. Például felrakodáskor a járművezető leadta a 33 euróraklapot üresen, amiről igazolást kapott. A rakodás során nem volt lehetősége ellenőrizni. Ez jelenleg komoly problémát jelent, hiszen a koronavírus miatt nagyon szigorúan szabályozzák a külsős személyek jelenlétét. A rakodást követően a járművezető ellenőrizte az árut. Legalábbis azt a néhány raklapot, ami a „gondos” pakolási folyamat eredményeként látható volt. A CMR dokumentumra nem került semmilyen bejegyzés, vagyis ezzel elismerte, hogy a lerakodott palettákért cserébe azonos számú csereraklapot kapott. A meglepetés kirakodás során érte, ugyanis 33 helyett mindössze 8 üres raklapot kapott vissza. A többi mind egyszer használatos, különböző fajta volt. Az átvevő beírta a CMR-be, hogy 8 euróraklapot rakodott ki, és 25 egyéb raklapot. A raklapkár a fuvarozóé, hiszen a felrakóhelyen nem jelezte a problémát, a lerakó viszont egyértelműen dokumentálta azt.
A legnagyobb szerepe itt a sofőröknek van. Képezzük ki a sofőröket arra, hogy ha nincs lehetőségük ellenőrizni a paletták minőségét, az a CMR-re kerüljön rá megjegyzésként! Felrakáskor a CMR fuvarlevél 7. pontjában kell rögzíteni a szállított raklapok számát (amit rakományostul felvettünk). Az üresen leadott raklapokat pedig rögzítsük a 18-as (a fuvarozó fenntartásai és bejegyzései) rovatba vagy a 20-asba (különleges megállapodások).
Kérjünk a felrakó munkatársától a bejegyzés mellé egy aláírást, pecsétet és dátumot is, csak így lesz érvényes a bejegyzés. Számos per van, ahol arra hivatkozva utasítják el a fuvarozó keresetét, hogy a bejegyzést a sofőr utólag tette meg. És mindezt azért, mert hiányzott a felrakó aláírása.
A raklapcserés gondokat megelőzhetjük azzal, ha olyan CMR-t használunk, ahol van egy külön rovat az átadott és felvett euróraklapok számának rögzítésére. Ezt külön aláírással és pecséttel is hitelesíteni kell. Ez a bejegyzés a vitás helyzetekben egyértelmű információval szolgál minden fél számára. A négy rubrika tartalmazza, hogy
– a felrakodáskor hány üres euróraklapot adott le a járművezető,
– mennyit vett át áruval,
– a lerakodáskor hány árus raklapot adott le, és
– hány üreset vett át.
Ha a többnyelvű bejegyzést képpel egészítjük ki, az mindenki számára egyértelművé teszi, hogy mit kell bejegyezni a rovatba. Több nyomtatványbolt, nyomda készít egyedi megrendelésre önátírós nyomtatványokat. Ilyenkor a CMR fuvarlevél kötelező rovatain felül kérhetjük, hogy a raklapcserére vonatkozó rovat is kerüljön rá a nyomtatványra.
Raklapcsere alkalmazás
A palettacsere folyamatát elég körülményes nyilvántartani, sok a hibalehetőség. De ma már mindenre van egy alkalmazás. Az IML és a GPAL kifejlesztett egy programot, a „PalletCheck Express“ alkalmazást. A program az általunk feltöltött fotó alapján megszámolja a palettákat, erről okmányt készít, és e-mailben továbbítja. A pontos darabszám mellett az idő és a helyiség is szerepel a kiállított dokumentumon. Ezáltal a csere egyszerűbb, gyorsabb, a dokumentáció pedig átláthatóbb és követhetőbb. Az alkalmazás egyelőre német nyelven érhető el, és Android rendszert használó telefonon, tableten tudjuk használni. A mobilalkalmazás ugyan segítséget nyújt a raklapcsere lebonyolításában, de az odafigyelést nem helyettesíti.
Tipp: Alakítsunk ki a cégen belül egy egységes rendszert a paletták kezelésére, amit a cég minden alkalmazottja ismer, és minden esetben általános érvényű. Ezt a sajátos szabályrendszert az általános szerződési feltételekbe is beépíthetjük, így partnereink számára egyértelművé tehetjük, hogy mi az eljárásrend egy esetleges vita esetén.
Lévai-Lőtte Anett
