A papír alapú számlatömbök kiváltásának egyik lehetséges megoldása a NAV saját számlázóprogramja. Okostelefonon is működik, a számlát pedig nem kell kinyomtatni. Az sem gond, ha az ügyfél nem találja az e-mail címét, hiszen akár Messenger-üzenetként is elküldhető a számla.
Július elsejétől kötelező az adatszolgáltatás valamennyi számláról, amit vállalkozásnak bocsátunk ki, jövő januártól pedig a magánszemélyeknek kiállított számlák is bekerülnek ebbe a körbe.
Bár nem tiltják a papír számlatömbök használatát, azt alaposan megnehezítették. Minden számla kiállítása után 4 napon belül az összes adatot fel kell vinni a NAV Online Számla rendszerébe. Ha nem akarunk duplán rögzíteni minden egyes adatot, akkor itt az idő gépi megoldást keresni a számlázásra.
Elektronikus számlát is kiállíthatunk vele, ingyen
A NAV az Online Számla rendszerével együtt fejlesztette ki saját számlázóprogramját. Ezt alap szolgáltatásokat nyújtó programként ismerhettük meg. Van azonban egy fontos előnye a többi, kereskedelmi forgalomban elérhető programhoz képest: a NAV programjával ingyen állíthatunk ki elektronikus számlákat is. A kereskedelmi programok többségénél ezért fizetni kell. (Az elektronikus számláról bővebben lásd keretes írásunk.)
Az elektronikus számlák archiválását is külön díj nélkül ellátja a NAV programja, így arra sem kell gondot fordítani, hogy ezt hogyan oldjuk meg. (Az elektronikus számlákat elektronikus formában kell tárolni a megőrzési idő végéig. Tehát ki kellene dolgozni annak a rendszerét, hogy melyik számítógépen, adattárolón tároljuk őket legalább 8 évig sértetlenül. Ezt a gondot a NAV rendszere leveszi a vállunkról.)
Számlázás a helyszínen, telefonról
Igazi újítása a programnak a telefonos használhatóság. A NAV nemrég adta ki a program telefonos verzióját, amit Android és iOS rendszerű készülékeken is használhatunk. Okostelefonja ma már talán minden vállalkozónak van, így megoldódik a helyszíni számlaírás problémája.
A hagyományos számlának egy jelentős előnye van az elektronikus megoldásokkal szemben: azonnal átadható az ügyfélnek. Gépi számla használatakor a számla átadása akkor is bonyolultabb, ha a helyszínen, telefonról számlázunk. Hogyan adjuk át a számlát? Két lehetőségünk van:
– elektronikus számlát használunk és elektronikusan kapja meg, vagy
– továbbra is nyomtatandó számlát állítunk ki, de akkor gondoskodnunk kell valami helyszíni nyomtatási lehetőségről.
Az elektronikus számla az egyszerűbb megoldás. Igen ám, de hogyan adjuk át? Az ügyfél nem mindig emlékszik az e-mail címére. Idősebb megrendelőnek nem is biztos, hogy van napi használatú e-mail címe. Az elektronikus számla sokak szemében túlzottan bonyolultnak tűnik.
Ezen a problémán segít a NAV telefonos számlázója. Telefonról is kiállíthatunk vele elektronikus számlát. A kiállított számlát pedig nemcsak e-mailben, hanem gyakorlatilag bármilyen elektronikus csatornán eljuttathatjuk az ügyfélnek. Ez lehet akár Messenger-üzenet is. Vagy ha még azt sem használja, akkor MMS üzenetként közvetlenül a telefonjára küldhetjük a számlát. A lehetőségek közül most már csak abban az esetben nem tudunk választani, ha az ügyfél semmilyen elektronikus csatornát nem használ – ez pedig már az idősebbek körében is elég ritka manapság.
Hogyan vehető használatba a NAV számlázója?
A számlázót ugyanott találjuk, ahol a NAV Online Számla rendszerét: az onlineszamla.nav.gov.hu oldalon. A programba belépve a jobb oldalon látunk egy gombot „online számlázó“ felirattal: erre kattintva léphetünk be a számlázóprogramba. Közvetlenül, rögtön ide érkezve is beléphetünk, ehhez a szamlazo.nav.gov.hu címet kell használnunk.
A számlázó használatához ugyanazokat a technikai lépéseket kell megtennünk, mint bármelyik más számlázóéhoz. Regisztrálni kell egy technikai felhasználót, és a számlázóprogramban meg kell adni az ehhez kapcsolódó adatokat (felhasználónév és jelszó, XML aláírókulcs és cserekulcs). A számlázó használatának megkezdéséhez meg kell nyitnunk egy új számlatömböt, amihez ki kell választani valamilyen előtagot (amit a program a számla sorszáma elé fog írni).
A számlázás ugyanúgy történik, mint minden más programban. Készíthetünk sablonokat, használhatunk terméklistát és partnerlistát is. Számlaíráskor saját adatainkat nem kell megadni, azt a program automatikusan ki fogja tölteni a NAV-nál szereplő adatok alapján.
A program telefonos verzióját a megszokott alkalmazásboltokból tudjuk letölteni. Telepítés után ugyanazzal a felhasználónévvel kell belépni, amivel az Online Számla rendszerét is használjuk. Szükség lesz még a program és a telefon párosítására is. Ennek a legegyszerűbb módja, ha a számítógépen kapott QR kódot leolvassuk a telefonos programmal. Ezzel összekapcsoljuk a telefont a számlázóprogrammal.
A telefonon is választhatunk, hogy papír alapú vagy elektronikus számlát akarunk-e kiállítani. Ha elektronikus számlát bocsátunk ki, akkor a megőrzéséről nem kell külön gondoskodnunk, azt elvégzi a NAV. Azzal sem kell foglalkozni, hogy a kötelező adatszolgáltatás megvalósuljon: a NAV-os programmal kiállított számlák mindegyike eleve bekerül az adóhatóság rendszerébe, nincs szükség külön adatfeltöltésre.
A program használatba vétele előtt egy adminisztratív kötelezettségünk azonban van még: bár a programot maga a NAV szolgáltatja, ebben az esetben is be kell jelenteni a NAV-nak, hogy az alkalmazást használatba vettük. Bármilyen számlázóprogramot használunk is, legkésőbb az első számla kiállítását követő 30 napon belül ezt be kell jelenteni az adóhatóságnak a SZAMLAZO nevű nyomtatványon. Ezen a 01-es lap C blokkjában kell megadni a program adatait (a középső képen szereplők szerint).
A telefonos verzió használatát nem kell külön bejelenteni, hiszen ez ugyanez a program, csak más-más felületen használjuk. Érdemes kipróbálni, megkönnyítheti az átállást a régi számlatömb használatáról.
—————————————————————————————————————————————————————-
Mit nevezünk elektronikus számlának?
Sok kisvállalkozó most a papír alapú számlázásról tér át a számítógépes számlaírásra. Nem árt azonban arra is figyelnünk, hogy a számítógéppel készített számla még nem elektronikus számla! Tegyük tisztába ezeket a fogalmakat, mert a tévedésért súlyos árat fizethet vállalkozásunk.
Számlát ma kétféle módon állíthatunk ki: papír alapon és elektronikusan. Papír alapú számla a számlatömb kézzel kitöltött lapja is, de azoknak a számláknak a többsége is, amiket számítógéppel készítünk. Azokat is ki kell nyomtatni és papíron kell tárolni a kötelező megőrzési idő végéig.
Elektronikus számlának csak azt nevezhetjük, amit elektronikusan állítanak ki és elektronikus formában is tároljuk egészen a megőrzési idő végéig. Az elektronikus számla papírra nyomtatva nem érvényes. Az ilyeneket tehát a számítógépen kell tárolni, ott kell gondoskodni arról, hogy az adatok ne sérüljenek és senki ne is módosítsa őket.
Sajnos, Magyarországon az adóhatóság nagyon merev álláspontot képvisel az elektronikus számlákkal kapcsolatban, teljesen indokolatlanul. Csak azt fogadják el elektronikus számlaként, amire hitelesített elektronikus aláírás is kerül. Ehhez a legtöbb kisvállalkozásnak nincs eszköze. Elektronikus számlát tehát csak úgy tudunk kibocsátani, ha a használt számlázóprogram erre lehetőséget ad (legtöbbször külön díj ellenében). Ekkor a program ráteszi a digitális aláírást, és a számla ettől a pillanattól kezdve elektronikus számlaként lesz használható.
A számítógéppel, számlázóprogrammal készített számlák többségén nincs ilyen digitális hitelesítés, így azok nem elektronikus számlák. Akkor sem, ha nem kinyomtatva adjuk át, hanem e-mailben továbbítjuk a vevőnek. Ezeket az e-mailben küldött számlákat a vevőnek ki kell nyomtatnia, s papíron kell kezelnie.
Az, hogy e-mailben küldjük a számlát, egy jó megoldás, de tudjunk róla, hogy a NAV szerint ez sem szabályos. Merev előírásaik alapján csak akkor használhatnánk ezt a módszert, ha valami szigorú távnyomtatással dolgoznánk. Azaz a vevő semmi mást ne tudjon kezdeni a számlával, mint kinyomtatni. De a NAV szerint a legjobb megoldás ma is az, ha a számla eredeti példányát postán feladjuk a vevőnek. Valójában ez teljesen értelmetlen, mert a vevő így pontosan azt kapja meg, amit ő maga is ki tud nyomtatni postaköltség és várakozás nélkül. Nyugodtan küldjük el tehát a számlákat e-mailben, de a vevő nyomtassa ki és papír alapon kezelje őket a továbbiakban!
—————————————————————————————————————————————————————-
Nagy Csaba
