Hogyan értelmezzük az üzleti titok fogalmát egy munkahelyen? Mik azok a munkahelyi dolgok, amiket nem mondhatunk el másnak, mert ezzel megsértenénk a munkáltató üzleti érdekeit? Miként akadályozzuk meg, hogy a kitartó munkával összegyűjtött piaci információk más kezébe kerüljenek? A cél egyszerű, a megvalósítása azonban nem könnyű.
Amíg a bizalmas információk csak zárt dossziékban, szigorúan a szekrényekben őrzött kartonokon léteztek, kevesebb gondunk volt az adatvédelemmel. Jobban el lehetett különíteni, hogy mi tartozik a vállalkozásra és mi az, amit kivihetünk az irodából. Ma ez nem ilyen egyszerű. Olvasónk például létrehozott egy Messenger-csoportot, hogy a munkatársakkal ott ossza meg a céges információkat. A csoportba bekerült mindenki, akinek szüksége lehet a hírekre – ott van a sofőr, a fuvarszervező és az adminisztrátor is. És innen már nincs megállás: egyetlen kattintás kell ahhoz, hogy a céges információk bárki más kezébe kerülhessenek. Ott vannak minden munkatárs laptopján, telefonján, a csoport minden tagja számára láthatók és visszakereshetők a korábbi beszélgetések. Ha valaki rosszat akar, akkor sem kell titokban kilopnia a dossziékat a szekrényből, hiszen ennél sokkal kisebb kockázattal, sokkal több mindenhez hozzáférhet.
A bizalmas információk megvédésének egyik legfontosabb eszköze, hogy tudatosítsuk az érintettekben, mi van a kezükben. Sokan nem azért osztanak meg másokkal bizalmasnak számító üzleti titkokat, mert a konkurencia rávette őket az ipari kémkedésre. Egyszerűen el sem tudják azt képzelni, hogy amit tesznek, az káros. Fel sem fogják, hogy az egyszerű pletykálkodással, baráti csevegéssel üzleti titkot szivárogtatnak ki, és ezzel akár konkrét anyagi kárt okoznak a munkáltatójuknak.
Rosszindulatú adatlopások
Sajnos egyre több vállalkozó kénytelen megtapasztalni a rosszindulatú adatlopások következményeit. Ha biztonsági intézkedéseket keresünk, akkor legtöbbször bonyolult informatikai javaslatokkal találkozunk. Pedig a tipikus probléma legtöbbször nem ezen a szinten jelentkezik.
Felveszünk például egy kezdő fuvarszervezőt. Kifejezetten ügyesen végzi a munkáját, pár év alatt széles ügyfélkört hoz a cégünknek. Aztán egyik napról a másikra bejelenti, hogy távozik, önálló vállalkozásba kezd. Ezzel még nincs semmi baj, amíg ki nem derül, hogy viszi magával a partnerlistánkat is, és új vállalkozását a nálunk kialakított kapcsolatokra alapozva akarja elindítani.
Másik esetben egy sofőr mesél baráti beszélgetésben arról, hogy milyen jó munkát bízott rá a főnöke. Rendszeresen ugyanazt a fuvart viszi, minden héten háromszor szállít nyersanyagot egy környékbeli üzemnek. Pontosan elmeséli, hogy honnan hozza az anyagot, milyen útvonalat jár be munkája során és mennyire elégedett mindezzel. A „barát“ türelmesen hallgat, aztán pár nap múlva felkeresi a beszállítót és tesz neki egy kedvezőbb ajánlatot.
Az adatszivárgás mindkét esetben jelentős kárt okozhat a vállalkozásnak. A kárt azonban meg lehet előzni, és ehhez nem is kellenek bonyolult informatikai eszközök. Mindössze hatékonyan az alkalmazottak fejébe kell vésnünk, hogy miről, milyen körülmények között nem beszélhetnek, vagy éppen milyen információt nem vihetnek ki a cégen kívülre.
Mi az üzleti titok?
Mielőtt titoktartási szerződést kötnénk a munkatársakkal, gondoljuk át, mit is kellene üzleti titokként kezelnünk. Bármely munkatársunk sok olyan adat, információ birtokába juthat, amit üzleti titokként kellene kezelni. Nemcsak konkrét adatok kerülhetnek ebbe a körbe, hanem eljárások, szokások leírása, valamilyen működési gyakorlat, vagy bármi más, ami a vállalkozás számára értéket jelent.
Az üzleti titok fogalmát törvény is leírja (van külön törvényünk az üzleti titok védelméről). Eszerint az üzleti titok mindig valamilyen gazdasági tevékenységhez kapcsolódik, ezért nevezzük üzleti titoknak. Lényege, hogy vagy egészben nem ismerik kívülállók, vagy legalább egyes részei nem közismertek, nem könnyen hozzáférhetőek mások számára. Fontos körülmény az is, hogy az üzleti titoknak vagyoni értéket kell jelentenie (2018. évi LIV tv. 1.§).
Önmagában tehát egy szállítmányozó cég telefonszáma nem titkos adat, de az összes szállítmányozó partnerünk listája már az, mert ezt az adatot máshol már nem lehet ebben a formájában nyilvánosan megtalálni. Aki megszerzi, nyilvánvalóan hasznot húz belőle, mert nem kell neki magának összegyűjtenie a lehetséges üzleti partnerek listáját. Ezzel pénzt takarít meg, tehát anyagi előnyhöz jut.
Attól is függ, hogy egy információt kezelhetünk-e üzleti titokként, hogy mi magunk hogyan bánunk vele. Ha eleve nem kezeljük titkosan, nem védjük, akkor az nem üzleti titok. Ha például a pótkocsik ponyváján lévő reklámból egyértelmű, hogy melyik üzletlánc szállítójaként dolgozunk, akkor nem lehet titoksértés miatt felelősségre vonni azt az alkalmazottat, aki ezt másoknak is elárulja. Amit nem védünk, az nem lehet titok, így a kiadásáért sem vonhatunk felelősségre senkit.
Hogyan védhető az üzleti titok a munkahelyen?
Munkatársaink ismerik az üzleti titkok egy részét, hiszen enélkül nem láthatnák el a feladatukat. Az üzleti titok védelme nem egy rendkívüli kötelezettség – már „A munka törvénykönyve” is a dolgozó alap kötelezettségei között hivatkozik rá. A törvény szerint a munkavállaló köteles a munkája során tudomására jutott üzleti titkot megőrizni.
A munka törvénykönyvének a megfogalmazása ráadásul szélesebb körű titoktartást tesz kötelezővé, mint amit önmagukban az üzleti titkok indokolnak. Nem közölhet illetéktelen személlyel olyan adatot, amely munkaköre betöltésével összefüggésben jutott a tudomására, és amelynek közlése a munkáltatóra vagy más személyre hátrányos következménnyel járhat (2012. évi I. tv. 8.§). Figyeljünk a megfogalmazásra: a törvény már nem a vállalkozás működésével kapcsolatos adatokat védi, hanem mindent, amit a dolgozó a munkája során ismert meg. Például az irodában hallott beszélgetésből tudja meg, hogy egy konkurens cég vezetője nyugdíjba vonul és el akarja adni a vállalkozását. Ez nem a munkáltatóval összefüggő információ, mégis bizalmasan kell kezelnie a hírt.
Alkalmazottaink tehát a munka törvénykönyve alapján, minden külön titoktartási szerződés nélkül is kötelesek az üzleti titkok és más információk megőrzésére. Mulasztás esetén felelősségre vonhatók a munkaviszonyra vonatkozó kötelezettség megszegése miatt. Ha magatartásuk anyagi kárt okoz, kártérítést is követelhetünk tőlük.
Ha nagyobb súlyt akarunk adni az üzleti titkok védelmének, akkor köthetünk dolgozóinkkal titoktartási szerződést, vagy egyes kritikus munkakörökben dolgozókkal versenytilalmi megállapodást is.
Versenytilalmi megállapodás
Versenytilalmi megállapodást általában a kulcspozícióban lévő, rendkívüli fontosságú információkhoz hozzáférő dolgozóval szokás kötni. Magyarországon ezt is a törvény szabályozza, így nálunk csak a vezetői munkakörökben dolgozókkal köthetünk ilyen szerződést. Ez mondjuk egy cég ügyvezetője lehet, vagy fuvarozócég szakmai vezetője, vezetőhelyettese.
A versenytilalmi megállapodásnak az a lényege, hogy az illető a tőlünk való távozása után a megállapodásban szereplő időtartamon belül nem tölthet be hasonló posztot vagy nem indíthat ilyen területen működő vállalkozást. Egy évre írható elő ilyen korlátozás. Ez azonban nem olcsó, mert a korlátozás vállalása fejében egy jelentős összeggel kell megtoldanunk az illető fizetését. Ha a tilalom egy évre szól, akkor ugyanennyi időre a fizetésén felül legfeljebb a távolléti díj felét kell kifizetnünk a korlátozás vállalása fejében.
Titoktartási szerződés
Míg a versenytilalmi megállapodás csak néhány, vezető állású dolgozóra lehet érvényes, addig a titoktartási szerződés akár az összes dolgozót megakadályozhatja a bizalmas adatok kiszivárogtatásában. Ha ilyen rendszert szeretnénk bevezetni, annak előfeltétele, hogy pontosan meg tudjuk határozni a védendő információk körét és a védelmi intézkedéseket. Egyrészt azért, mert a dolgozók is csak akkor tudják betartani az előírásokat, ha pontosan ismerik azokat. Másrészt pedig csak azt kérhetjük számon rajtuk, amiről pontos tájékoztatást kaptak.
A titoktartási szerződést legtöbbször a munkaszerződéssel együtt, a munkaviszony létesítésekor írják alá a felek. Sor kerülhet rá akkor is, ha az illető más munkakörbe kerül, olyan helyre, ahol több vagy kényesebb információkkal találkozik. Egy fuvarszervező például teljesen tisztában van az adott vállalkozás lehetőségeivel és kapcsolatrendszerével. Ez tipikusan olyan munkakör, ahol indokolt a titoktartási szerződés megkötése. Vele szemben például egy sofőr lényegesen kevesebb olyan információhoz jut hozzá, mellyel a vállalkozás egészének a működése befolyásolható lenne.
A szerződésbe egyértelműen bele kell foglalni, hogy milyen szankciókat alkalmazunk a megsértése esetén. Ez lehet elbocsátás, anyagi kártérítés követelése, bírósági eljárás indítása is a titoksértés súlyától függően. Meg kell különböztetnünk a véletlen eseteket, elszólásokat a szándékosan, főleg anyagi haszon fejében elkövetett cselekedetektől. Egészen más súlyú, ha egy titkárnő elveszít egy laptopot a cég összes partnerének a listájával, mintha pénzért eladná azt egy versenytársnak.
Meddig kell titkot tartani?
A titoktartási megállapodások a legtöbb esetben nem érnek véget a munkaviszonnyal együtt. Minden körülmény között érdemes olyan megállapodást kötni, hogy a munkaviszony alatt a dolgozó tudomására jutott információkat kötelessége legyen tovább is titokban tartani. Határidő nélküli kötelezettséget azonban nem írhatunk elő, így ennek az idejét is meg kell határoznunk (1 év, 3 év stb.).
Nagy Csaba
